08/02/17

Contrôle fiscal 2.0 : quoi de neuf en 2017 ? Episode 3

Photo working process. Finance director work new global project in worldwide bank office. Using modern tablet. Graphics icons, tax, stock exchanges interface.Les livres comptables et les pièces justificatives doivent être conservés dans un format lisible et exploitable par le vérificateur au cours d’un contrôle fiscal. Désormais, ces archives sont plus que fréquemment conservées sous forme dématérialisée et doivent permettre de reconstituer les documents comptables justifiant les déclarations fiscales. Ainsi, l’entreprise doit mettre en place une procédure permettant l’archivage de ses données et garantir la chronologie et l’intangibilité de ses opérations. Evoquons cette semaine l’archivage fiscal. 

Qu’est-ce que l’archivage fiscal ?

En cas de contrôle fiscal, l’entreprise doit être en mesure de justifier toutes ses déclarations fiscales. Or, les données servant de base à ces déclarations sont alimentées par le système d’information (SI) de l’entreprise (SAP, ORACLE, JDEwards, etc…).

Afin de pouvoir satisfaire aux demandes d’un vérificateur en cas de contrôle fiscal informatique, il est donc indispensable d’identifier tous les modules du SI ayant contribué à fournir des données (de manière directe ou indirecte) pour remplir les déclarations fiscales.

Ainsi, outre ses obligations légales de conservation des livres et registres obligatoires en matière comptable ou juridique, toute entreprise a également une obligation d’archivage fiscal des données provenant du SI. Cette obligation doit être respectée pendant une période de six ans.

La procédure d’archivage fiscal a deux objectifs :

  • Donner une date certaine aux éléments archivés,
  • Copier sur support informatique pérenne les documents et données, de manière à permettre leur exploitation indépendamment du système d’information.

Que dois-je archiver ?

L’obligation d’archivage fiscal porte sur les documents comptables obligatoires, les pièces justificatives, les données élémentaires et les traitements qui concourent directement ou indirectement à l’élaboration d’une base fiscale, ainsi que sur la documentation informatique.

Le champ des éléments à archiver est donc particulièrement large.

Il est donc indispensable de procéder à un travail d’analyse, permettant de préparer un plan d’archivage, qui permettra de répondre de façon satisfaisante aux demandes d’un vérificateur. L’archivage doit être utile et faciliter la préparation et le suivi du contrôle fiscal.

Sauvegarder est-ce archiver ?

Non, sauvegarder n’est pas archiver ! Ces deux procédures répondent à des objectifs différents et la sauvegarde ne permet généralement pas de répondre aux exigences de la législation en matière de conservation. Beaucoup d’entreprises se contentent de procédures ne permettant pas une exploitation des éléments conservés indépendamment du système d’information ou ne donnant pas date certaine aux fichiers conservés.

Quel est le risque en cas de défaut d’archivage ?

La récupération de données de gestion, de traitements sur plusieurs exercices peut s’avérer particulièrement délicate. Le premier risque consiste tout simplement à ne pas être en mesure de répondre aux demandes de justification de l’inspecteur lors d’une vérification de comptabilité.

Un défaut d’archivage, qui mettrait en échec la réalisation de traitements informatiques des données demandées lors d’un contrôle fiscal, peut également entraîner une procédure de taxation d’office, assortie de pénalités de 100% des redressements, voire une opposition à contrôle fiscal, et des sanctions pénales le cas échéant. Il est clair que la force d’une telle sanction rendait assez rare son utilisation en pratique.

Depuis le 1er janvier, la loi donne désormais une arme intermédiaire aux inspecteurs qui consiste en l’application d’une pénalité de 5 000 € ou, en cas de rectification, et si le montant en est plus élevé, d’une majoration de 10% des droits mis à la charge du contribuable, lorsque l’entreprise ne remet pas l’ensemble des données, documents et traitements dans le délai de quinze jours de la demande de l’administration.

Comment préparer son archivage « fiscal » et quelles sont les recommandations ?

Compte tenu des enjeux en cas de contrôle fiscal, en premier lieu du délai de fourniture des données, absolument intenable si le sujet n’a pas été anticipé, il est plus que jamais nécessaire de s’assurer que l’entreprise respecte les règles d’archivage fiscal.

La mise en œuvre d’un projet d’archivage fiscal permet de mettre à plat les différents processus déclaratifs de l’entreprise et de les documenter. Au-delà des règles spécifiques de conservation, un tel projet permet de réfléchir plus largement à la préparation du contrôle fiscal, particulièrement le contrôle fiscal de comptabilité informatisée, et à la gouvernance fiscale de l’entreprise.

Pour cela, il est nécessaire de combiner une très bonne connaissance du secteur d’activité et une maîtrise des pratiques de l’administration en matière de traitements informatiques. En effet, il est essentiel de définir précisément le plan d’archivage, afin de procéder à un archivage utile, plutôt que de se contenter d’archiver « en vrac » l’ensemble des données et traitements, qui pourraient être utiles un jour.

Un projet d’archivage fiscal est un projet par nature transversal, dans lequel les fiscalistes ont un rôle essentiel, notamment dans la rédaction du plan d’archivage. Il nécessite la mise en place d’une procédure bien cadrée d’archivage fiscal, au moins annuelle, et d’en prévoir périodiquement le contrôle de la correcte application afin de valider la capacité à répondre aux demandes des vérificateurs.

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